Συστάσεις εκδήλωσης από το δρόμο
Από τον Paul Peavy
Τα τελευταία πέντε Σαββατοκύριακα μου συνίστανται στην παρακολούθηση της πρώτης συλλογικής ιππασίας της παλαιότερης κόρης μου, βλέποντας την κολύμβηση της μικρότερης κόρης μου, εθελοντικά και βλέποντας τη σύζυγό μου να ανταγωνίζεται στο Triathlon του Ironman Florida και να ανακοινώσει σε ένα παιδικό τριάθλο. Και, το επόμενο Σαββατοκύριακο θα ανακοινώσω στο εναρκτήριο Tri the Rez Adult Triathlon.
Τι έμαθα ότι πρέπει να μεταφέρω από αυτά τα φαινομενικά γεγονότα που παρακολούθησα; Πρώτον, να είστε ένας ευγενικός οικοδεσπότης. Η κόρη μου βόλτα άλογα για το Πανεπιστήμιο της Φλόριντα (The Seminoles) και η πρώτη της συνάντηση ήταν στο Πανεπιστήμιο της Φλόριντα (The Gators). Αν και οι δύο ομάδες έχουν μια μάλλον έντονη αντιπαλότητα, δεν υπήρχε αίσθηση αντιπαλότητας ή έντασης στην εκδήλωση. Το Gator Equestrian Club ήταν πολύ εγκάρδιο και φιλόξενο – έχω σχεδόν πάρει ένα μπισκότο Gator! Ήταν καλά διακοσμημένο και φαινόταν νόστιμο, και σχεδόν το πήρα ως πράξη εκτίμησης για την γνήσια ομοιότητα του Gator. Το μόνο πράγμα που με κράτησε πίσω ήταν ότι ήξερα ότι η γιαγιά μου θα κυλήσει στην σοβαρή της αν ήξερε ότι πλήρωσα $ 7 για ένα μπισκότο!
Στο κολύμπι της μικρότερης κόρης μου συναντιούνται, μάθαμε από πρώτο χέρι την αξία της φροντίδας πρώτων βοηθειών. Η κόρη μου έπεσε από τα μπλοκ και έσπρωξε τον καρπό της, αφού οι δικαστές κάλεσαν ένα miss-start. Οι αξιωματούχοι ήταν συμπαθητικοί και την συνοδεύονταν γρήγορα με τον προπονητή της. Ο διευθυντής συναντήσεων ήταν εξίσου εξυπηρετικός, κατευθύνοντάς μας πού να επιλέξουμε πάγο για να βάλουμε τον καρπό της κόρης μου. Το περιστατικό μου υπενθύμισε ότι είναι σημαντικό να ανακοινωθεί σε κάθε εθελοντική συνάντηση ακριβώς τι πρέπει να κάνει σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή κατάστασης που απαιτεί πρώτες βοήθειες.
Η Ironman είναι μια κορυφαία εταιρεία και κάθε εκδήλωση αντηχεί με ενέργεια, ενθουσιασμό και αποτελεσματικότητα. Περίπου πριν από δύο χρόνια, όμως, ο Ironman αγωνιζόταν για να πάρει αρκετούς εθελοντές. Πολλοί διοργανωτές εκδηλώσεων δυσκολεύονται να γεμίσουν εθελοντικές υποδοχές, αλλά οι διοργανωτές Ironman πρέπει να αποδώσουν 80 ναυαγοσώστες σε 2,4 μίλια ωκεανού, να πάρουν περίπου 30 εθελοντές για να βοηθήσουν τους αθλητές από τα wetsuits τους, το προσωπικό δύο πληρώματα 40 ατόμων για να παραδώσει ειδικές ανάγκες «Τσάντες, και επαρκώς σταθμοί ποτών και σταθμούς πρώτων βοηθειών. Επιπλέον, οι εθελοντές χρειάζονται για να σταθούν στη γραμμή τερματισμού και να “πιάσουν” τους αθλητές που θα μπορούσαν να “πέσουν” καθώς διασχίζουν τη γραμμή τερματισμού. Για να μην αναφέρουμε τους κανονικούς εθελοντές για την εγγραφή, τις οδηγίες και τις υπηρεσίες τροφίμων. Στη φετινή Ironman Florida, οι διοργανωτές χρειάζονταν τουλάχιστον 600 εθελοντές – αλλά πολύ περισσότερο από ό, τι κάλυπταν τις ανάγκες τους με πολύ περισσότερους από 900 εθελοντές!
Πώς πήρε η Ironman Florida τόσο πολλοί εθελοντές; Οι διοργανωτές προσέλκυσαν εθελοντές δεσμεύοντας δωρεές σε τοπικούς οργανισμούς και σχολεία που βοήθησαν το προσωπικό των σταθμών νερού και Gatorade. Ο Ironman ανταμείβει επίσης τους εθελοντές δίνοντάς τους την ευκαιρία να είναι πρώτα στην γραμμή για να εγγραφούν ως συμμετέχοντες στο επόμενο έτος. Επιπλέον, τα εθελοντικά μπλουζάκια είναι δροσερά. Εάν θέλετε οι άνθρωποι να περιμένουν στη γραμμή για να προσφέρουν εθελοντικά για την εκδήλωσή σας, η πρότασή μου θα ήταν να προσφέρω ένα μικρό κίνητρο για τους εθελοντές σας-ακόμη και αν είναι απλά ένα δροσερό μπλουζάκι ή σπιτικά μπισκότα τσιπ σοκολάτας.
Τέλος, θα μπορούσατε να προσλάβετε εθελοντές με τον παλιομοδίτικο τρόπο: από στόμα σε στόμα. Πρόσφατα βρισκόμουν στην πόλη του Παναμά, Φλόριντα, να ανακοινώσω σε ένα παιδικό τριάθλο και να απολαύσω τη γυναίκα μου ροκ το Ironman. Ένας από τους φίλους της πόλης του Παναμά ζήτησε από τη γυναίκα μου να διαδώσει τη λέξη ότι οι εθελοντές ήταν ακόμα απαραίτητοι. Μερικοί από τους φίλους μας από το Tallahassee είχαν ταξιδέψει και για την εκδήλωση, οπότε η σύζυγός μου τους προσλήφθηκε ως εθελοντές. Στο τέλος, η γυναίκα μου προσλήφθηκε πολύ περισσότερο από τους μισούς εθελοντές στην εκδήλωση! Έτσι, μην φοβάστε να ζητήσετε από τους φίλους σας να βοηθήσουν και να τους ζητήσετε να ζητήσουν από τους φίλους τους και ούτω καθεξής.
Νομίζω ότι έχω μια άλλη έκταση τεσσάρων γεγονότων σε διάστημα πέντε εβδομάδων, οπότε θα είμαι σίγουρος ότι θα περάσω πολύ περισσότερες ιδέες σχεδιασμού και από αυτά τα γεγονότα. Οτιδήποτε για τους συναδέλφους μου εθελοντές και σχεδιαστές αθλητικών εκδηλώσεων!